Qué es la línea base, y qué no es
La línea base es una foto del plan aprobado. Guarda las fechas, las horas y el coste de cada tarea el día en que alguien dijo que sí. No se toca. El plan sí se mueve, y la diferencia entre los dos es la desviación.
Sin esa foto, cada cambio de fecha borra el anterior, y el Gantt siempre parece ir bien.
Las cuatro desviaciones que hay que mirar
| Desviación | Cómo se calcula | Qué te dice |
|---|---|---|
| Plazo | Fin previsto hoy menos fin de la línea base, en días laborables | Si llegas a tiempo |
| Horas | Horas imputadas más horas que faltan, menos horas de la línea base | Si el esfuerzo estaba bien estimado |
| Coste | Coste real más coste pendiente, menos coste de la línea base | Si el margen aguanta |
| Alcance | Tareas nuevas o cambiadas que no estaban en la línea base | Si el proyecto sigue siendo el mismo |
La del alcance es la que más se olvida, y explica muchas de las otras tres. Un cambio que nadie registró acaba como una desviación de horas que nadie sabe explicar.
La de coste decide el margen. Se calcula igual que la rentabilidad por cliente, pero antes de que el proyecto termine.
Por qué el porcentaje de avance engaña
«Vamos por el 80 %» es una de las frases más peligrosas de un proyecto. Suele medir horas gastadas, no trabajo terminado. Y el último 20 % es el que se come el margen.
Hay dos formas más honestas de medir el avance:
- Por entregables cerrados. Una tarea cuenta cuando está terminada, no cuando está «casi».
- Por lo que falta, no por lo que se lleva. Pregunta a quien hace la tarea cuántas horas le quedan, no cuántas ha gastado.
Ejemplo
Implantación de un programa de gestión en una empresa de distribución. Línea base: 400 horas en 10 semanas. En la semana 4 se llevan 180 horas imputadas, y el equipo calcula que faltan 290.
Consumido sobre la línea base = 180 ÷ 400 = 45 % Previsión al terminar = 180 + 290 = 470 h Desviación de horas = 470 − 400 = +70 h (+17,5 %)
El proyecto «va por el 45 %», que suena bien en la semana 4. Pero acabará un 17,5 % por encima. Son cifras para enseñar la cuenta: pon las tuyas.
La cuenta solo funciona si las horas se imputan al día. Aquí va cómo conseguirlo sin que el equipo lo odie.
Qué revisar cada semana
Quince minutos a la semana sirven más que un informe mensual. Estas cinco preguntas bastan:
- ¿Se ha movido alguna tarea de las que depende la fecha final?
- ¿Qué tareas llevan más horas de las previstas y siguen abiertas?
- ¿Ha entrado trabajo nuevo? ¿Quién lo aprobó?
- ¿Hay alguien por encima de su capacidad en las dos próximas semanas?
- ¿Hay algo parado que dependa del cliente, de un proveedor o de un permiso?
Umbrales: cuándo avisar y cuándo actuar
Sin umbrales, cada desviación se discute como si fuera la primera. Fíjalos al empezar, por escrito, con quien aprueba el proyecto:
| Nivel | Umbral de ejemplo | Qué se hace |
|---|---|---|
| Verde | Hasta un 5 % en horas o coste, sin hitos movidos | Nada: se sigue |
| Ámbar | Del 5 al 15 %, o un hito movido que no afecta a la fecha final | El responsable explica la causa y propone cómo corregirla |
| Rojo | Más de un 15 %, o la fecha final en riesgo | Se replanifica con quien aprobó el proyecto |
Los porcentajes son un ejemplo: en un proyecto de un año, un 5 % puede ser un mes de trabajo. Ajústalos al tamaño y al margen.
Replanificar o fijar una línea base nueva
No es lo mismo, y confundirlos es la forma más habitual de esconder una desviación.
- Replanificar es mover el plan para llegar mejor: reordenar tareas, añadir a una persona o solapar dos fases. La línea base no se toca.
- Fijar una línea base nueva solo se justifica cuando cambia el acuerdo, por ejemplo con un cambio de alcance aprobado. Se guarda la anterior, con el motivo y quién lo aprobó.
Si cada mes se fija una línea base nueva «para que el Gantt refleje la realidad», la desviación desaparece del informe. Del margen, no.
Tres ejemplos de sectores distintos
- Instalación fotovoltaica en una nave. Si un permiso externo retrasa la conexión, se anota como dependencia desde el primer día, no el último.
- Parada técnica de una planta. La ventana es fija, así que manda la desviación de horas. Si una tarea crítica va por encima, se refuerza el turno a tiempo.
- Apertura de una tienda. El alcance cambia a menudo. Si cada cambio aprobado no se anota, nadie sabrá explicar por qué costó más.
La línea base no evita las desviaciones. Hace que se vean mientras todavía se pueden corregir.
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