Tags y gestión documental

Cada archivo, pegado a lo que documenta

El manual vive en la ficha del compresor, el contrato en la del cliente y la foto en el aviso. Las etiquetas los agrupan y el buscador los encuentra, sin carpetas compartidas.

Solicitar demo Ver cómo funciona

Adjuntos con análisis antimalware
Almacenamiento local o en tu S3
Una etiqueta QR para cada equipo

contrato proveedor A

Contrato marco.pdfContratoProveedor A

Anexo técnico.docxComprasRevisión 2

Foto recepción.jpgCalidadLote 12

Plan de auditoría.xlsxCompliance

Documentos y firma

Qué hace Tags y gestión documental

Etiquetas que agrupan

Etiquetas libres o predefinidas en documentos y clientes, para agrupar lo transversal: una campaña, una obra o un sector. Filtras por ellas y guardas la vista.

La etiqueta del equipo

Cada activo lleva su etiqueta QR, con su ficha, su historial, su formulario y sus checklists. Las plantillas de etiqueta copian un activo completo a otro cliente.

Adjuntos en su sitio

Arrastras o pegas el archivo en la ficha y queda ligado a su apunte de la línea de tiempo. Los adjuntos del correo entran solos, y cada archivo pasa un análisis antimalware.

Manuales y planos del equipo

Manuales, esquemas y fotos van en la ficha del activo. Los archivos del plan de mantenimiento se suben una vez, y cada orden ve la versión vigente, también en la tableta del técnico.

Búsqueda en el servidor

El buscador recorre todos los documentos, también los cerrados, con filtro de fechas. Los listados filtran por etiqueta, cliente o campo propio sobre todo el servidor, no sobre lo que cabe en pantalla.

Plantillas con tu imagen

Plantillas de documento para no empezar de cero y respuestas con variables del cliente y del contrato. Y un diseñador de impresión que saca cada PDF con tu marca.

Cómo funciona

Paso a paso

Así se usa en el día a día, sobre el mismo documento que el resto de módulos.

Paso 1
Defines etiquetas y plantillas

Tu administrador crea las etiquetas predefinidas, las plantillas de documento y de impresión, y los campos propios que hagan falta.
Paso 2
Cada archivo entra por su sitio

Con el correo, arrastrado a la ficha, desde la checklist del técnico o subido al activo y a su plan de mantenimiento.
Paso 3
Queda ligado a lo que documenta

Cliente, activo, documento o plan. El archivo aparece donde se consulta, sin copiarlo a otra carpeta.
Paso 4
Se encuentra cuando hace falta

Buscador global, filtros por etiqueta y vistas guardadas. Con marIA, también preguntas a tus manuales.

marIA en Tags y gestión documental

Con File Search, marIA responde preguntas citando los documentos que has subido: manuales, condiciones de contrato, fichas técnicas o procedimientos. Dice de qué documento sale cada respuesta. Cada operación queda registrada con su coste, y el gasto tiene el techo mensual que tú fijas.

Dónde se usa

Encaja en cada área

Soluciones sectoriales

attendo GMAO attendo CRM attendo Field Service attendo SAT attendo Ticketing attendo Projects attendo Flows attendo Compliance

Sectores que lo usan

Casos de uso por departamento

Control de calidad Ingeniería y proyectos Legal y contratos

Honestidad

Dónde encaja (y dónde no)

No es un gestor documental corporativo: no sincroniza OneDrive, SharePoint ni Google Drive como repositorio.
De los archivos del plan, cada orden ve la versión vigente. Un historial de versiones de cada archivo, con comparación entre ellas, no forma parte de este módulo.

Se combina con

Módulos que van de la mano

Solicitud de compraSC-0318En aprobación

Portátiles para el equipo de Ingeniería

09:12 · CorreoLlega la petición de Marta
09:12 · marIAPropone categoría: compras TI
11:40 · AprobaciónAprobada por Dirección
12:05 · PedidoEnviado y firmado por el proveedor

Timeline

Todo lo que pasa en el documento, en orden, con su autor y su canal

Ver Timeline

Checklist · Inspección de seguridad

Extintores accesibles
Salidas señalizadas
Botiquín completo
Cuadro eléctrico cerrado

2 fotos

Firmado y cerrado

attendo Checklist

Revisiones con foto, firma y ubicación que se cierran en el sitio

Ver attendo Checklist

Comunicar una incidencia

UbicaciónPlanta 2 · Sala de reuniones ¿Qué ocurre?No funciona el proyector Enviar Creado el aviso AV-2490

attendo Forms

Formularios públicos y por QR que crean el documento, sin usuario

Ver attendo Forms

«Buenas, ¿podéis pasar esta semana a revisar la máquina de la línea 2?»

marIA propone un borrador

Hola, Laura. Podemos pasar el jueves a primera hora. Te confirmo el técnico en cuanto esté asignado.

EnviarCorregirDescartar

Registrado: quién lo lanzó, modelo y coste

marIA (Smart-AI)

Redacta, clasifica, puntúa y resume dentro de attendo. Tú apruebas.

Ver marIA (Smart-AI)

Glosario

Términos del glosario

Cumplimiento

Evidencia de cumplimiento

Evidencia de control · compliance evidence

Una evidencia de cumplimiento es el registro que demuestra que un control o una obligación se cumplió: qué se comprobó, quién, cuándo y con qué resultado, con los documentos que lo respaldan.

Mantenimiento

Activo

Un activo es cualquier equipo, máquina o instalación de la que se lleva control de mantenimiento: su ficha, su ubicación, su historial y sus costes.

Mantenimiento

Orden de trabajo

OT · work order

Una orden de trabajo (OT) es el documento que describe una intervención de mantenimiento: qué hay que hacer, sobre qué equipo, quién lo hace y cuándo.

Ver los 53 términos del glosario

Preguntas frecuentes

¿Puedo guardar los archivos en mi propio almacenamiento?

Sí. Los adjuntos se guardan en local o en tu propio almacenamiento S3, y se pueden migrar de uno a otro.

¿Reemplaza a SharePoint o a Google Drive?

No. attendo guarda los archivos ligados al trabajo: el cliente, el equipo, el aviso o la orden. Tu gestor documental corporativo sigue donde está, y attendo no lo sincroniza.

¿Qué pasa con los adjuntos del correo?

Entran con el correo en la ficha del documento, junto al mensaje que los trajo. Si fusionas dos documentos duplicados, los adjuntos pasan al que se queda.

¿Puedo importar mis etiquetas y activos?

Sí. Clientes, activos, productos y etiquetas se importan desde Excel o CSV, con mapeo visual y un informe de las filas que fallan.

¿La IA puede buscar en mis manuales?

Sí, con File Search. Responde citando el documento del que sale cada dato. Cada consulta queda registrada con su coste, y el gasto tiene el techo que tú fijas.

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