La pregunta antes de dar de alta nada
¿Vas a tomar decisiones sobre este equipo por separado? Si la respuesta es no, no merece ficha propia. Un inventario de 12.000 activos en el que solo se gestionan 800 es un inventario que nadie mantiene.
Qué lleva una ficha de activo
- Identificación y código.
- Familia o tipo.
- Ubicación exacta.
- Cliente propietario, si das servicio a terceros.
- Datos técnicos: marca, modelo, número de serie, fecha de instalación y garantía.
- Los campos propios de tu sector.
La codificación importa
Una convención del tipo CLIENTE-EDIFICIO-TIPO-NÚMERO ahorra horas de búsqueda, y el técnico sabe dónde está el equipo sin abrir nada. Definirla al principio cuesta una tarde; cambiarla después cuesta un proyecto.
El error habitual
No dar de baja lo retirado. Un inventario con equipos fantasma genera preventivos imposibles y resta credibilidad a todos los informes.