Qué falla cuando se aprueba por correo
- El sí se pierde. Queda en un hilo de doce respuestas, o en el buzón de alguien que ya no está.
- Nadie sabe en qué punto está. Para saberlo hay que preguntar, y preguntar también retrasa.
- Se aprueba sin los datos. El correo dice «¿me lo apruebas?», sin el presupuesto, sin las ofertas o sin el justificante.
- Se saltan pasos. Si el correo va directo a dirección, nadie comprueba antes si había presupuesto.
- No hay plazo. Una aprobación sin fecha espera en la bandeja mientras llega todo lo demás.
Las cinco piezas de un circuito que funciona
1. Fases con nombre
Por ejemplo: solicitud, revisión, aprobación y cierre. Cada solicitud está siempre en una fase, y cualquiera puede ver en cuál.
2. Requisitos para avanzar
Lo que tiene que estar antes de pasar de fase: el importe, el justificante, las ofertas o la firma. Si falta algo, no avanza. Esta pieza sola evita buena parte de las idas y vueltas.
3. Quién aprueba qué
Una tabla sencilla, escrita y conocida por todos. Se suele llamar matriz de aprobaciones:
| Qué se aprueba | Hasta | Quién aprueba |
|---|---|---|
| Compra de material | 1.000 € | Responsable del área |
| Compra de material | 10.000 € | Dirección de operaciones |
| Compra de material | Más de 10.000 € | Dirección general |
| Vacaciones | Cualquier duración | Responsable directo |
| Cambio de alcance de un proyecto | Cualquier importe | Jefe de proyecto y cliente |
Los importes son un ejemplo. Lo importante es que la tabla exista y que nadie tenga que adivinar a quién preguntar.
4. Plazo y suplente
Cada aprobación lleva un plazo. Si vence, se avisa a quien aprueba y, si sigue sin respuesta, pasa a su suplente. Unas vacaciones no pueden parar las compras de un departamento.
5. Rastro de cada decisión
Quién aprobó, cuándo, con qué datos delante y con qué comentario. También quién rechazó y por qué. Ese rastro es lo que se enseña en una auditoría o en una discusión.
Aprobar desde el móvil, sin usuario
Muchas aprobaciones se atascan porque quien aprueba no usa el sistema a diario: dirección, un cliente o un proveedor. Pedirle que entre en otra aplicación, con usuario y contraseña, es garantizar el retraso.
La alternativa es un enlace. Quien aprueba lo recibe, ve la solicitud con sus datos y aprueba o rechaza desde el móvil. Para que sirva como rastro, el enlace tiene que identificarle, por ejemplo con un código, y registrar quién aprobó y cuándo.
Ejemplos en varios departamentos
- Compras: la solicitud no pasa a aprobación sin las tres ofertas adjuntas.
- Personas: el responsable aprueba las vacaciones desde el móvil, con el calendario del equipo a la vista.
- Proyectos: el jefe de proyecto y el cliente aprueban un cambio de alcance antes de planificarlo.
- Comercial: dirección aprueba un descuento por encima del habitual antes de enviar la oferta.
- Mantenimiento: el cliente aprueba el presupuesto de una reparación antes de que se pida la pieza.
En proyectos, el cambio aprobado es además lo que justifica una línea base nueva. Sin aprobación, la desviación sigue siendo desviación.
Cuántos niveles poner
Los menos posibles. Cada nivel añade días, y a partir del segundo o el tercero se aprueba sin mirar, porque «ya lo habrá revisado el anterior».
Dos preguntas ayudan a quitar niveles:
- ¿Este nivel ha rechazado algo alguna vez? Si nunca rechaza nada, no está aprobando: está firmando.
- ¿Podría ser un aviso en lugar de una aprobación? Muchas veces, dirección solo quiere enterarse, no decidir.
Qué medir
- Tiempo desde la solicitud hasta la decisión, con la mediana, no con la media.
- Solicitudes devueltas por falta de datos. Si son muchas, faltan requisitos en la primera fase.
- Aprobaciones que vencen y pasan al suplente. Si siempre es la misma persona, hay que cambiar el circuito, no insistir.
Si quieres ponerle cifra al tiempo que hoy se va en perseguir aprobaciones, usa la calculadora de ROI con tus datos.
Un buen circuito de aprobación es aburrido: la solicitud llega completa, a quien toca, con un plazo, y deja rastro. Nadie tiene que acordarse de nada.
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