Las cuatro decisiones de diseño
- Quién aprueba: un cargo, no una persona con nombre. Las personas se van de vacaciones.
- Con qué límites: hasta 3.000 € aprueba el responsable del área; por encima, también Dirección.
- Qué hace falta para pedirla: tres ofertas, el justificante o el presupuesto adjunto.
- Qué pasa si nadie responde: un recordatorio y, pasado el plazo, alguien que lo sustituye.
Un ejemplo
Una solicitud de compra de 4.500 € entra por un formulario con tres ofertas adjuntas. La aprueba el responsable de Compras y, como supera los 3.000 €, después Dirección. Aprobada, se genera el pedido al proveedor. Si Dirección no contesta en dos días, le llega un recordatorio.
Aprobar no es firmar
La aprobación deja constancia interna de que alguien autorizó algo. Un contrato con un tercero suele pedir además una firma electrónica, con otro valor jurídico.
El error habitual
Aprobar por correo. El «ok» se queda en la bandeja de alguien, nadie sabe qué versión se aprobó y, cuando esa persona se va, el rastro se va con ella. La aprobación tiene que quedar en el documento que se aprueba.