El ciclo
- Describir el proceso como se hace de verdad, no como dice el manual: pasos, responsables, documentos y decisiones.
- Ejecutarlo con una herramienta que no deje saltarse pasos.
- Medirlo: cuánto tarda cada fase, dónde se atasca y cuántas veces vuelve atrás.
- Mejorarlo con esos datos, y vuelta a empezar.
Un ejemplo
El alta de un empleado. Descrito, son doce tareas repartidas entre Personas, Sistemas y su responsable. Ejecutado por fases, el portátil no se entrega hasta que Sistemas cierra su tarea. Medido, resulta que la fase más lenta es la firma del contrato, y ahí es donde hay que actuar.
BPM y software BPM
El BPM es la forma de trabajar. El software BPM es la herramienta que la sostiene: modela el proceso, lo ejecuta con sus aprobaciones y guarda el rastro de cada caso. Sin la disciplina, la herramienta solo automatiza el desorden.
El error habitual
Empezar por el proceso más grande de la empresa. El primero tiene que ser uno pequeño que duela: una solicitud de compra, un alta o una no conformidad. Si funciona en semanas, el resto se contagia; si tarda un año, nadie se cree el siguiente.