Por qué nadie quiere imputar horas
Hay tres motivos, y los tres tienen arreglo:
- Parece vigilancia. Si las horas solo sirven para preguntar «¿por qué has tardado tanto?», el equipo las maquilla o las olvida.
- Cuesta tiempo. Un formulario de quince campos al final del día es una tarea más, y encima aburrida.
- Nadie ve el resultado. Si las horas acaban en una hoja que nadie comenta, apuntarlas parece inútil.
Explica para qué sirven, y para qué no
Las horas de un proyecto sirven para tres cosas: saber si el presupuesto era realista, ver la desviación a tiempo y presupuestar mejor el siguiente. Dilo así, antes de pedir la primera hora.
Di también para qué no se van a usar. Si comparas a las personas por las horas que imputan, el dato se estropea el primer mes. Quien tarda más puede estar haciendo la parte difícil.
A partir del lunes, todo el mundo apunta sus horas.
Queremos saber si presupuestamos bien las implantaciones. Durante dos meses, apunta el tiempo de cada tarea. En el cierre te enseñamos qué ha salido.
Apunta el tiempo donde se trabaja, no el viernes
Una hora apuntada en el momento vale más que ocho reconstruidas de memoria. De memoria se redondea, se olvidan las interrupciones y todo acaba en la tarea más visible.
- A la tarea, no solo al proyecto. «12 horas en el proyecto» no dice dónde se fue el tiempo. «12 horas en la migración de datos», sí.
- Desde donde se trabaja. El ordenador en la oficina y el móvil en la obra, en la planta o en casa del cliente. Si hay que volver a la oficina para apuntarlo, no se apunta.
- Al terminar cada tarea. Mejor aún con un cronómetro que se pone en marcha al empezar, si el trabajo lo permite.
- Con el mínimo de campos. Tarea, tiempo y, si hace falta, una nota. El cliente, el proyecto y la fase ya los sabe la tarea.
Cuánto detalle pedir
| Detalle | Cuándo tiene sentido | Riesgo |
|---|---|---|
| Solo el proyecto | Proyectos cortos y pequeños, de precio cerrado | No sabes qué parte se desvió |
| Proyecto y fase o partida | La mayoría de los casos | Bajo, si las fases son pocas y claras |
| Cada tarea o documento | Si presupuestas por tareas o cobras por horas | Alto si hay demasiadas tareas: se imputa a la primera que aparece |
Una regla práctica: si una partida no se va a mirar nunca por separado, no pidas que se impute por separado.
De las horas al coste real del proyecto
Las horas no son el coste. Para llegar al coste, cada hora se multiplica por el coste de quien la hizo, y se suma lo que no son horas:
Coste real = horas de cada persona × su coste hora
+ gastos: desplazamientos, dietas y subcontratas
+ materiales
El coste hora tiene que ser el completo, no el salario dividido entre las horas. Está explicado en cuánto cuesta de verdad una hora de técnico, y la cuenta vale para cualquier perfil.
Ejemplo
Un estudio de ingeniería presupuesta un proyecto de instalaciones en 120 horas, a un coste de 45 € la hora, más 800 € de desplazamientos. Al cerrarlo:
| Concepto | Presupuesto | Real |
|---|---|---|
| Horas de ingeniería | 120 h × 45 € = 5.400 € | 150 h × 45 € = 6.750 € |
| Desplazamientos | 800 € | 1.100 € |
| Total | 6.200 € | 7.850 € |
La desviación es de 1.650 €, un 27 %. Con las horas imputadas por partida, se ve que 25 de las 30 horas de más fueron a revisar planos con el cliente. La próxima oferta ya sabe qué ajustar. Las cifras son de ejemplo.
Y si el proyecto se cobra por horas, lo que no se imputa no se cobra: el coste oculto del parte en papel hace esa cuenta.
Devuelve el dato a quien lo apunta
- En el cierre del proyecto, compara lo presupuestado con lo real, fase a fase, con el equipo delante.
- Usa las horas reales para presupuestar el siguiente proyecto, y dilo.
- Mira la carga: si alguien imputa en cuatro proyectos a la vez, es una conversación de reparto, no de rendimiento.
Imputar horas no es registrar la jornada. La jornada dice cuándo trabajó cada persona; la imputación, en qué. Si necesitas los dos, que nadie tenga que apuntar lo mismo dos veces.
Empieza por un proyecto, durante dos meses y con el detalle justo. Si en el cierre el dato ayuda a decidir, el equipo lo seguirá apuntando sin que nadie lo pida.
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