La empresa del ejemplo
Supuestos del ejemplo
- 20 técnicos, con 956 horas facturables al año cada uno.
- Precio hora de 68 € y facturación mensual de 180.000 €.
- 8 partes por técnico a la semana, 46 semanas al año.
- El parte en papel tarda 8 días más en llegar a factura que uno digital.
Son supuestos para enseñar la cuenta, no datos de ningún estudio. Cambia cada uno por el tuyo.
Las 956 horas y los 68 € salen del ejemplo de cuánto cuesta de verdad una hora de técnico.
Coste 1. Los días hasta el cobro
El parte en papel viaja en la furgoneta, espera en una bandeja y alguien lo revisa antes de facturar. En el ejemplo, eso añade 8 días al ciclo de cobro.
180.000 € al mes ÷ 30 días × 8 días = 48.000 €
Son 48.000 € de circulante parado de forma permanente. No es una pérdida, pero es financiación que das a tus clientes sin cobrarla.
Coste 2. Las horas que no se apuntan
Es la partida grande, y la que nadie ve. Un parte rellenado de memoria al final del día redondea, y suele redondear a la baja. En el ejemplo usamos una desviación del 15 %.
20 técnicos × 956 h × 15 % = 2.868 h al año 2.868 h × 68 € = 195.024 €
Son horas que se trabajaron y no se cobraron. No se trata de cobrar más caro: se trata de cobrar lo que ya haces.
Coste 3. El trabajo administrativo
Alguien teclea en el sistema lo que ya está escrito en papel. Con 20 técnicos y 8 partes a la semana cada uno:
160 partes × 3 min = 8 h a la semana 8 h × 46 semanas × 22 € = 8.096 € al año
A eso se suma el tiempo de perseguir los partes que faltan y de llamar al técnico para preguntar qué quiso decir. Casi nunca se mide, y puede ocupar buena parte de la jornada de una persona.
Coste 4. Los partes incompletos
Un parte sin material apuntado, sin firma, sin horas o con letra ilegible genera una llamada y un retraso. Y a veces una línea que no se factura, porque nadie está seguro.
160 partes × 46 semanas = 7.360 partes al año 7.360 × 30 % incompletos = 2.208 partes 2.208 × 20 % con una línea perdida × 40 € = 17.664 €
El 30 % y el 20 % son supuestos del ejemplo. Cuenta los tuyos con los partes de una semana.
Coste 5. Lo que no se puede defender
Sin foto ni firma, la discusión sobre si el trabajo se hizo, o se hizo bien, la pierdes. No hay una cifra fácil, pero cada una de esas discusiones cuesta una factura o un poco de confianza.
La cuenta completa
| Concepto | Al año |
|---|---|
| Horas no facturadas (15 %) | 195.024 € |
| Transcripción administrativa | 8.096 € |
| Líneas perdidas en partes incompletos | 17.664 € |
| Total identificable | 220.784 € |
| Circulante parado (no es un gasto) | 48.000 € |
Es una empresa de ejemplo. Ajusta a tu tamaño: la partida dominante suele ser la misma, las horas que no se apuntan.
Cómo hacer tu propia cuenta en una tarde
- Pide a dos técnicos que usen un cronómetro durante dos semanas.
- Compara esas horas con las que habrían apuntado de memoria.
- Ese porcentaje, aplicado a tu plantilla, es tu partida principal.
- Cronometra la transcripción de diez partes y multiplica.
- Cuenta los partes incompletos de una semana.
Nadie discute su propia cuenta. La de arriba, además, deja fuera lo más caro: el cliente que no renueva porque no pudiste demostrarle lo que hiciste.
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