Por qué casi nadie lo calcula
Porque los dos datos viven separados. Lo facturado está en el ERP. Lo que cuesta servir está en las horas de los técnicos, los materiales y los desplazamientos. Y eso suele estar en otro sistema, en un parte de papel o sin registrar.
Sin cruzarlos, la rentabilidad por cliente es una intuición. Y las intuiciones aquí fallan: el cliente que más consume suele ser también el que mejor trato te da.
La fórmula
Margen = Facturado
− Horas × coste hora
− Materiales
− Desplazamientos
− Horas de administración que no se facturan
− Coste de reaperturas y segundas visitas
Las tres últimas líneas son las que casi nadie suma, y las que deciden el resultado. El coste hora tiene que ser el real, con la estructura incluida: así se calcula.
Un ejemplo con números
Ejemplo
Un cliente con un contrato de mantenimiento de 48.000 € al año y 600 horas incluidas. Últimos 12 meses:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Facturado (contrato y trabajos extra) | 61.400 € |
| Horas imputadas: 780 h × 49 € | −38.220 € |
| Materiales | −9.800 € |
| Desplazamientos: 210 salidas × 22 € | −4.620 € |
| Administración y coordinación (estimada en un 6 % de lo facturado) | −3.684 € |
| Segundas visitas no imputadas: 34 × 95 € | −3.230 € |
| Margen | 1.846 € (3 %) |
Un cliente que parecía excelente por facturación deja un 3 %. Las 34 segundas visitas son la pista: ahí hay un problema concreto que se puede arreglar.
Lo que suele aparecer la primera vez
Que alguno de los clientes grandes está en pérdidas, y que lleva así tiempo. Los motivos habituales son tres:
- Consumo por encima de lo contratado, tolerado durante años por la buena relación.
- Un alcance que se ha ido ampliando sin tocar el precio: «ya que estáis, mirad esto».
- Un contrato de hace años que nunca se revisó mientras los costes subían.
Qué hacer con el resultado, y qué no
Lo que no hay que hacer: llamar al cliente al día siguiente para subirle el precio. Es la forma más rápida de perderlo, y con mala salida.
Lo que funciona:
- Entender el porqué. Un margen bajo por segundas visitas se arregla por tu lado, sin tocar el precio.
- Cuantificar la desviación. «Habéis consumido 780 horas sobre 600 contratadas» es un hecho que se puede comprobar, no una opinión.
- Llevarlo a la renovación, con datos y con tiempo. La conversación seis meses antes es muy distinta de la conversación con el contrato venciendo.
- Ofrecer alternativas: ampliar la bolsa de horas, ajustar el alcance o subir el precio. Tres opciones convierten un ultimátum en una negociación.
El requisito previo
Todo esto exige que las horas y los materiales se registren donde se hace el trabajo. Si los partes llegan el viernes rellenados de memoria, el cálculo saldrá mal y decidirás sobre datos falsos. Eso es peor que no decidir.
Haz el cálculo con toda la cartera, no solo con los clientes que te dan mala espina. Las sorpresas están donde nadie mira, y a menudo entre los primeros por facturación.
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