Para tu cliente, el trabajo sigue siendo tuyo
El cliente firmó contigo. Si la revisión de la enfriadora la hace una subcontrata, para él sigue siendo tu revisión, con tu plazo y tu nombre en el parte.
Por eso el problema de subcontratar rara vez es la calidad técnica. Es la información: el encargo sale por teléfono y vuelve, si vuelve, una semana después en un PDF.
Entre medias quedan tres preguntas sin respuesta: si lo han aceptado, cuándo van a ir y qué han gastado. Este artículo va de responderlas sin perseguir a nadie.
Cada encargo se acepta o se rechaza, con motivo
Un encargo enviado no es un encargo aceptado. Hasta que la subcontrata dice «sí», nadie se ha comprometido a nada, aunque tu calendario diga lo contrario.
- Pide una respuesta explícita para cada trabajo: aceptado o rechazado.
- El rechazo lleva motivo. «Sin técnico de clima esa semana» te permite reasignar al momento. Un silencio no te dice nada.
- Fija un plazo para responder. Por ejemplo, un día laborable para un preventivo y dos horas para una urgencia. Pasado el plazo, se trata como rechazado.
Parece burocracia, y es lo contrario. Cada rechazo con motivo a tiempo es una urgencia que no descubres el día de la visita.
La fecha la propone quien va y la confirma quien responde ante el cliente
La subcontrata conoce su agenda. Tú conoces el contrato, el plazo comprometido y el margen del plan de preventivo. Ninguno de los dos debería decidir solo.
Lo que funciona es repartir el papel: la subcontrata propone la fecha y tu coordinador la confirma. Si cae dentro del margen del plan, se confirma sin más. Si se sale, se negocia o se reasigna.
Ejemplo
El plan dice «revisión trimestral, con un margen de quince días». La revisión vence el día 5 y la subcontrata propone el 12: cabe en el margen y se confirma. Si propusiera el 25, ya no cabría, y lo decide tu coordinador, no su agenda.
La regla clave: la fecha del trabajo solo cambia cuando la confirmas tú. Así lo que ve el cliente y lo que ve tu equipo coinciden.
Horas y material, en el mismo aviso y aparte de los tuyos
Lo que la subcontrata hace y gasta tiene que quedar en el mismo aviso que el resto de la historia del equipo. No en su parte, en su correo o en su factura.
- Las horas, por tramos: cuándo empezó y cuándo terminó cada tramo de trabajo, o al menos el tiempo de cada visita.
- El material, con su referencia, para que el inventario cuadre si el repuesto es tuyo.
- Sin precios. La subcontrata anota qué ha hecho y qué ha usado. Lo que cuesta está en vuestro acuerdo y en su factura, no en el parte.
- Separadas de las horas de tu equipo. Si se mezclan, no sabrás cuánto te cuesta cada contrato ni podrás comparar a una subcontrata con otra.
Con esto, revisar su factura deja de ser un acto de fe. Comparas lo facturado con lo anotado en cada aviso, y las diferencias saltan solas.
Se cierra en el sitio, con la firma del cliente
El parte que llega una semana después llega tarde para todo. Para el cliente, que pregunta si se hizo; para facturar, y para el siguiente técnico, que no sabe qué se cambió.
El trabajo de la subcontrata debería cerrarse igual que el de tu equipo. En el sitio, con la firma de quien lo recibe y el parte generado en ese momento.
Si además usáis una checklist, que sea la misma para tu equipo y para la subcontrata. Una revisión no puede tener dos versiones según quién la haga.
Quién ve qué en la subcontrata
Una subcontrata no es una sola persona. Suele haber alguien que acepta los encargos, los técnicos que van y alguien en administración que lleva pedidos y facturas.
- Quien acepta ve los trabajos que le llegan a su empresa y los reparte entre su gente.
- El técnico ve sus trabajos, con lo necesario para hacerlos: equipo, dirección, historial y checklist.
- Administración ve pedidos, albaranes y facturas, no los avisos.
Lo más práctico es un portal de proveedores, donde cada uno entra con su propio usuario. Ninguno ve tu sistema interno, tus otros clientes ni tus precios. Un usuario compartido «para la subcontrata» rompe todo esto y borra quién hizo qué.
Errores habituales
- El encargo por WhatsApp. Rápido de enviar, imposible de seguir. A los tres días nadie sabe si se aceptó.
- El parte que llega una semana después, en un PDF que alguien copia a mano en el sistema.
- Las horas de la subcontrata mezcladas con las tuyas. El coste del contrato sale bien en el informe y mal en la cuenta de resultados.
- Dar acceso completo «para ir rápido». La subcontrata ve lo que no debe y no queda rastro de quién hizo qué.
- No medir a cada subcontrata. Sin datos, se renueva a la que mejor cae, no a la que mejor trabaja.
Cómo saber si funciona
- Encargos respondidos en plazo, aceptados o rechazados, por subcontrata.
- Trabajos cerrados con el parte firmado el mismo día, frente a los que llegan después.
- Plazo cumplido en los trabajos subcontratados, con la misma regla que el de tu equipo.
- Reaperturas: avisos que vuelven tras la visita de cada subcontrata.
Con tres meses de estos datos, la renovación con cada subcontrata se habla con su respuesta, su plazo y sus reaperturas delante, no con impresiones. Y si trabajáis en centros con obligaciones de prevención, su documentación entra en la misma conversación: lo contamos en documentación CAE de las subcontratas.
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