Qué es la CAE y a quién afecta
La coordinación de actividades empresariales (CAE) es la obligación de coordinar la prevención de riesgos cuando trabajadores de varias empresas coinciden en un mismo centro de trabajo.
En España la regula el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, desarrollado por el Real Decreto 171/2004.
En la práctica toca a dos tipos de empresa. A quien es titular de un edificio o una planta y deja entrar a mantenedoras, limpieza o seguridad. Y a quien mantiene instalaciones de otros y, a su vez, subcontrata parte del trabajo.
Este artículo no sustituye a tu servicio de prevención ni a tu asesoría. Va de la parte que más falla en el día a día: tener la documentación al día.
Qué documentos pedir
Qué se pide depende de la actividad, de sus riesgos y de lo que diga tu servicio de prevención. Lo que más se repite en la práctica es esto:
- De la empresa: la evaluación de riesgos y la planificación preventiva de su actividad, su modalidad de prevención y el seguro de responsabilidad civil.
- De cada trabajador: la formación y la información en prevención de su puesto, la aptitud médica y el alta en la Seguridad Social.
- Del trabajo concreto: los permisos o procedimientos que pida la instalación, como los trabajos en altura o en caliente.
Distingue lo obligatorio, sin lo que nadie entra, de lo recomendable. Si todo es obligatorio, nada lo es, y la lista acaba en un cajón.
Cada documento tiene su validez
El error más común es tratar la documentación como un trámite de alta: se pide al empezar y no se vuelve a mirar. Pero cada documento caduca a su ritmo.
| Tipo de documento | Validez (ejemplo) |
|---|---|
| Relación de trabajadores dados de alta | Un mes |
| Seguro de responsabilidad civil | Un año, hasta su renovación |
| Aptitud médica del trabajador | La que marque su reconocimiento |
| Evaluación de riesgos de la actividad | Hasta que cambien la actividad o sus riesgos |
Son ejemplos para enseñar el método: la validez de cada tipo la fija tu servicio de prevención.
Lo importante es que cada tipo tenga la suya, en meses, y que cada documento subido lleve su fecha de caducidad. Sin fecha no hay aviso posible.
Quién la revisa, y qué pasa al rechazarla
Subir un PDF no es tener la documentación. Alguien tiene que abrirlo y comprobar que es lo que se pidió, que es de esa empresa y que está vigente.
- Un responsable, o un grupo pequeño que revisa la de todos los proveedores. Si la revisa «quien pueda», no la revisa nadie.
- Aceptar o rechazar, siempre con motivo. «Certificado de otra empresa» o «caducado el mes pasado» le dice a la subcontrata qué corregir.
- Un plazo de revisión. Un documento pendiente de revisar durante tres semanas es lo mismo que no tenerlo.
El aviso, antes de que caduque
Un aviso el día que caduca llega tarde: el trabajador ya está de camino. El aviso útil deja margen para renovar el documento, por ejemplo treinta días.
Y tiene que llegar a quien puede resolverlo, que es la subcontrata. Tu equipo solo debería enterarse si el plazo pasa y nadie ha subido el documento nuevo.
Qué hacer con un encargo cuando falta un documento
Aquí no hay atajos: la decisión es de la empresa, no del programa. Hay casos claros, como un trabajo en altura sin la formación que lo cubre. Y hay casos de matiz, como un seguro renovado cuyo justificante aún no ha llegado.
Lo que sí conviene dejar por escrito es el criterio: qué documentos impiden asignar trabajo, quién puede autorizar una excepción y dónde queda anotada.
Errores habituales
- La carpeta compartida sin fechas. Están todos los PDF, pero nadie sabe cuáles siguen vigentes.
- El PDF que nadie abre. Se da la documentación por buena porque se ha subido, no porque se ha revisado.
- El aviso que llega cuando ya ha caducado, o que le llega a tu equipo en vez de a la subcontrata.
- La misma lista para todas las actividades. Al jardinero se le pide lo del electricista, y la lista deja de tomarse en serio.
- Revisar solo al dar de alta al proveedor. La documentación de hoy no es la de dentro de seis meses.
Cómo saber si funciona
- Proveedores con toda la documentación obligatoria vigente, sobre el total de los que trabajan este mes.
- Documentos pendientes de revisar, y cuántos días llevan así.
- Documentos que caducan en los próximos treinta días sin renovación subida.
- Trabajos asignados con documentación no vigente, y quién autorizó cada excepción.
Que el cuarto indicador no sea cero no tiene por qué ser un problema. Lo es si nadie sabe por qué. Para el resto del trabajo con subcontratas, mira cómo trabajar con subcontratas sin perder el control del servicio.
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