El error de origen: planificar lo que se debería, no lo que se puede
Un plan suele montarse con los manuales de los fabricantes, volcando todas sus recomendaciones. El resultado puede ser 1.400 órdenes preventivas al año para un equipo que puede hacer 900.
A partir de ahí todo es previsible. Se posponen las menos urgentes, luego las siguientes, y a mitad de año hay cientos de revisiones arrastradas. Nadie se cree el plan. No falló en marzo: nació roto.
Paso 1. Calcula tu capacidad antes de planificar nada
Técnicos × horas útiles al día × días laborables = horas al año 6 técnicos × 5,5 h × 220 días = 7.260 h
Cuidado con las horas útiles. De una jornada de 8 horas, entre desplazamientos, imprevistos y gestión, quedan 5 o 6 de trabajo efectivo. Ser optimista aquí es lo que rompe el plan.
Ahora resta el correctivo. Si hoy el 60 % de tu carga es correctivo, solo puedes dedicar el 40 % a preventivo: unas 2.900 horas. Ese es tu presupuesto real.
Paso 2. Clasifica por criticidad y reparte el presupuesto
No todos los equipos merecen lo mismo. Con una valoración sencilla (impacto del fallo, frecuencia y facilidad para detectarlo) ordena tu parque y reparte:
| Grupo | Parte de los activos | Parte del presupuesto | Estrategia |
|---|---|---|---|
| Críticos | 10–15 % | 50 % | Preventivo completo, con lecturas |
| Importantes | 25–30 % | 35 % | Preventivo básico |
| Resto | 55–65 % | 15 % | Correctivo o revisión anual |
Es un reparto de partida, no una norma. Lo importante es que el plan quepa en las horas que tienes. Y es la conversación pendiente con dirección: con el equipo que hay, no se puede mantener todo igual.
Paso 3. Escribe gamas que un técnico pueda ejecutar
Una gama útil tiene menos de 20 puntos. Sus operaciones se pueden comprobar, llevan el valor de referencia al lado y siguen el orden en que se recorre el equipo.
Revisar estado general del cuadro eléctrico.
Termografía de bornes de potencia. Anotar la temperatura máxima. Aviso si supera 60 °C.
La segunda se puede ejecutar y comprobar, y genera un dato que sirve el año que viene. Para diseñarlas bien, mira cómo hacer una checklist que se rellene de verdad.
Paso 4. Reparte el calendario, no lo amontones
El error clásico: todos los mensuales el día 1 y todos los anuales en enero. Reparte por semanas y por zona, para que cada técnico tenga una carga estable y las revisiones de una misma zona caigan juntas.
Deja además un 20 % de holgura. Un plan al 100 % de la capacidad no absorbe ni una baja ni una avería grande.
Paso 5. Haz que posponer deje rastro
Si posponer una revisión no deja rastro, se pospone hasta que desaparece. Lo mínimo es que la revisión pospuesta quede registrada con su motivo, y que la segunda vez avise a un responsable.
No es para castigar a nadie. Es para que posponer sea una decisión consciente y no una costumbre.
Paso 6. Cierra el círculo
Cada anomalía detectada en una revisión debe convertirse en una orden correctiva planificada, con fecha. Si se queda en una observación del parte, se pierde. Y esa correa desgastada será la avería de un viernes a las siete de la tarde.
Comprueba también que cada plan genera de verdad sus órdenes. Un plan asignado a un equipo que no produce ninguna orden en su fecha es un plan que solo existe en el papel.
Paso 7. Genera un horizonte razonable y cambia el plan sin romper lo empezado
No generes cien órdenes de golpe. Basta con llegar hasta el fin del contrato o, como mucho, un año, y crear el resto a medida que entra en plazo. Más órdenes futuras no dan más control: dan más ruido y más trabajo cuando el plan cambie.
Porque cambiará. Cuando modifiques un plan en marcha, rehaz solo las órdenes futuras. Las que ya están empezadas se revisan a mano, una a una, porque alguien ya ha trabajado en ellas.
Cómo saber si funciona
- Cumplimiento: órdenes preventivas ejecutadas en plazo entre programadas. Si se queda bajo mes tras mes, el plan está mal dimensionado, no mal ejecutado.
- Ratio de correctivo frente a preventivo, en tendencia.
- Revisiones pospuestas más de una vez. Si crecen, el plan se está cayendo aunque el cumplimiento aún no lo refleje.
Un plan pequeño que se cumple vale más que uno completo que se incumple. Empieza por los equipos críticos, mide tres meses y amplía con la capacidad que te sobre. Si no te sobra, ya sabes cuál es la conversación pendiente.
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