La pregunta que ahorra la mitad del trabajo
Antes de dar de alta nada, pregúntate: ¿voy a tomar decisiones sobre este equipo por separado?
Si la respuesta es no, no merece ficha propia. Las 340 luminarias de un edificio no son 340 activos. Son uno, «alumbrado de la planta 2», o directamente no están. Un inventario con 12.000 fichas de las que se gestionan 800 es un inventario que nadie mantiene.
Empieza pequeño. Es más fácil añadir después que depurar un inventario inflado.
Qué lleva una ficha, por orden de importancia
- Código e identificación. Sin esto no hay nada.
- Ubicación exacta: centro, planta y sala. Es lo primero que necesita el técnico.
- Familia o tipo. Permite agrupar, comparar y aplicar gamas.
- Cliente propietario, si das servicio a terceros.
- Datos técnicos: marca, modelo, número de serie, fecha de instalación y garantía.
- Criticidad.
Los cuatro primeros son imprescindibles. El resto se puede completar sobre la marcha. Una foto de la placa de características, al pasar por delante, resuelve el punto 5 en dos segundos.
La codificación: media tarde que ahorra años
Una convención del tipo CLIENTE-EDIFICIO-TIPO-NÚMERO:
DEL-EDF3-CLIM-014 ELV-TOR2-ASC-007 FRG-NAV1-COMP-002
El técnico entiende dónde está el equipo sin abrir nada. La lista se ordena sola por cliente y edificio, y se puede buscar por tramos.
Reglas: longitud fija, sin acentos ni eñes, sin espacios y sin reutilizar nunca el código de un equipo dado de baja.
Cómo levantarlo en la práctica
Lo que no suele funcionar: mandar a alguien tres semanas a recorrer instalaciones con una tableta. Se hace pesado, se abandona y queda a medias.
Lo que funciona:
- Arranca con lo que ya tienes: un Excel imperfecto, la lista de contratos, las facturas de instalación. Impórtalo aunque esté sucio.
- Depura duplicados y bajas al importar. Aquí aparecen las sorpresas: el mismo equipo con dos nombres y equipos que se retiraron hace años.
- Completa sobre la marcha. Cada vez que un técnico va a un equipo, completa lo que falte. En unos meses el inventario está al día sin haber dedicado jornadas enteras a inventariar.
- Etiqueta con QR los equipos que se tocan a menudo. No hace falta etiquetarlo todo el primer día.
Los tres errores que lo matan
1. No dar de baja. Los equipos fantasma generan preventivos imposibles y hunden el cumplimiento. Dar de baja no es borrar: es marcar como retirado y conservar el historial.
2. Duplicar. Dos fichas del mismo equipo parten el historial en dos, y ninguna sirve. Buscar antes de crear tiene que ser un hábito. Y el buscador debe encontrar por código parcial y por nombre.
3. Pedir campos que nadie rellena. Si has definido 40 campos y se rellenan 6, quita los otros 34. Un formulario largo es la forma más eficaz de que no se cree ninguna ficha.
Cómo saber si está vivo
- Las órdenes del último mes apuntan a fichas que existen, no a «varios» ni a «otros».
- Los equipos nuevos se dan de alta la semana en que se instalan.
- Las bajas del año están marcadas como retiradas, con su historial.
Un inventario vivo con 800 equipos vale más que uno completo y muerto con 12.000. Lo que lo mantiene vivo no es la disciplina: es que actualizarlo sea más fácil que no hacerlo.
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