Empieza por el problema, no por la lista de funciones
El error más común es copiar la hoja de funcionalidades de un proveedor y convertirla en requisitos. Eso es el sesgo: solo ese proveedor las cumple todas, y exactamente así.
Redacta en términos de capacidad y resultado:
El sistema dispondrá de un módulo de gestión de activos con árbol jerárquico de cinco niveles.
El sistema permitirá organizar los activos por centro, edificio, planta y equipo, y consultar el historial de intervenciones en cualquiera de esos niveles.
La estructura que funciona
- Contexto. Cuántos activos, cuántos técnicos, cuántas intervenciones al año y qué sistemas hay ya. Sin esto, las ofertas no son comparables.
- Requisitos funcionales, en tres grupos: imprescindibles (si no se cumplen, se excluye), valorables (puntúan) y deseables (desempatan).
- Requisitos técnicos y de seguridad: alojamiento, protección de datos, integraciones, API y exportación.
- Servicios: implantación, migración, formación y soporte, con los niveles exigidos.
- Criterios de valoración, con su peso, publicados.
Sé honesto con los imprescindibles. Cada uno que añades reduce la competencia, y algunos la reducen a un solo proveedor.
Los criterios de valoración
Aquí se decide todo. Un reparto razonable para software de gestión:
| Criterio | Peso |
|---|---|
| Cumplimiento funcional | 35 % |
| Precio total a cuatro años: licencia, implantación y soporte | 30 % |
| Plan de implantación y migración | 15 % |
| Soporte y niveles de servicio | 10 % |
| Experiencia en proyectos parecidos | 10 % |
La clave es el precio total a cuatro años, no el precio de la licencia. Es lo que impide que gane quien rebaja la licencia y cobra la implantación tres veces.
Las cláusulas que hay que incluir
- Propiedad y portabilidad de los datos. Exportación completa, en formato estándar, sin coste y en un plazo comprometido. Es la cláusula que más protege y la que más se olvida.
- Reversibilidad. Qué pasa al terminar: plazo de exportación, apoyo durante la transición y borrado certificado.
- Protección de datos. Contrato de encargo del tratamiento, lista de subencargados, ubicación de los datos y aviso de brechas.
- Niveles de servicio con método de medición, no solo con un porcentaje.
- Precio de las ampliaciones durante la vigencia. Si no se fija, costarán lo que diga el proveedor cuando ya no puedas cambiar.
Cómo evitar el sesgo
- Consulta preliminar al mercado, si eres una administración pública. Está prevista en la Ley de Contratos del Sector Público y evita requisitos imposibles.
- No cites marcas ni tecnologías concretas, salvo por interoperabilidad justificada.
- Pide una demostración con tus datos, no una presentación. Es un filtro muy eficaz.
- Habla con empresas que usen cada producto, elegidas por ti, no de una lista que te den.
- Revisa tus imprescindibles. Si solo un proveedor los cumple, o el requisito es de verdad crítico, o has copiado su folleto.
Las tres preguntas que más filtran
- «Enséñemelo en pantalla ahora», ante cualquier «eso se puede configurar».
- «¿Está en uso hoy en alguna empresa, o está previsto?».
- «¿Puedo hablar con una empresa de tamaño parecido al mío?».
Un buen pliego se reconoce porque, al leerlo, no se adivina quién lo va a ganar. Si al terminar el tuyo sí se adivina, revísalo: o hay sesgo, o hay un requisito que no es tan imprescindible como creías.
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