La decisión que lo condiciona todo: por dónde empiezas
No empieces por el sistema que más te duele. Empieza por el que tiene menos dependencias.
| Si empiezas por… | Ventaja | Riesgo |
|---|---|---|
| Mantenimiento | Área acotada, poca gente y resultado visible en un mes | Bajo |
| Soporte | Entra por canales y se conecta con facilidad | Medio: es la cara ante el cliente |
| Comercial | Poca gente | Bajo, pero aporta poco al principio |
| Conexión con el ERP | Ninguna para empezar | Alto: nunca la primera |
Un orden que suele funcionar: mantenimiento, campo, soporte, comercial y, al final, la conexión con el ERP que factura. Cada fase alimenta a la siguiente, y lo facturable llega al ERP cuando los datos que lo alimentan ya son fiables.
La regla de la convivencia
Durante la transición tendrás dos sistemas vivos. La regla que evita el desastre: cada dato tiene un único sistema donde manda.
Si los clientes se dan de alta en el nuevo, se dan de alta solo en el nuevo, y se sincronizan hacia el viejo. Nunca en los dos. El día que alguien da de alta un cliente en los dos sitios empieza una divergencia que ya no se arregla.
Fase a fase
Fase 0. Inventario de la verdad (una semana)
Una lista de qué dato vive en qué sistema y quién manda sobre él. Es aburrida e imprescindible, y es donde aparecen las sorpresas: los tres sistemas suelen tener listas de clientes distintas.
Fase 1. Primer módulo (tres o cuatro semanas)
Se monta con datos reales, se prueba con un equipo pequeño y se corta. Un módulo a medias de forma indefinida es lo peor que puede pasar.
Fase 2. Segundo módulo (tres o cuatro semanas)
Aquí aparece el primer beneficio real: dos áreas que comparten la ficha del cliente.
Fase 3. Canales
Correo, WhatsApp y teléfono pasan al nuevo sistema. Es el punto de no retorno, y conviene hacerlo cuando el equipo ya está cómodo.
Fase 4. Conexión con el ERP
La última. La factura y la contabilidad se quedan en tu ERP: lo que cambia es que lo facturable le llega sin teclearlo. Para entonces las horas y los materiales ya entran bien, que es lo que hace fiable la factura.
Cómo importar sin duplicados
- Exporta antes lo que hay, como copia.
- Haz un ensayo. Valida el fichero entero sin guardar nada y lee qué daría de alta, qué actualizaría y qué fallaría.
- Prueba la importación real con diez filas y revisa el resultado a mano.
- Importa el resto y corrige solo las filas que fallen, no el fichero entero.
- Elige un código que identifique cada registro, como el NIF de cada cliente, y no lo cambies. Con él puedes repetir la carga sin duplicar nada.
Y si solo hay que corregir un dato, como el responsable de cada cliente, no hace falta reimportarlo todo: basta con subir el código y esa columna.
Lo que sale mal casi siempre
1. Los duplicados aparecen en la fase 0 y nadie quiere decidir. Tres listas de clientes con nombres distintos para la misma empresa. Hay que decidir cuál manda y depurar, y alguien tiene que tener autoridad para hacerlo.
2. Alguien sigue usando el sistema viejo. Siempre hay quien «lo tiene más a mano ahí». Si no se corta de verdad, contamina los datos durante meses.
3. Se replica el sistema viejo tal cual. Con sus defectos y sus campos que nadie rellena. La migración es la única oportunidad de limpiar, y desperdiciarla sale caro.
4. No se forma a quien no está en el proyecto. El equipo del piloto lo sabe todo, y el resto se entera el lunes que empieza.
Qué no migrar
- Historial de más de 24 meses. Ralentiza, ensucia y nadie lo consulta. Si hace falta, se guarda una exportación.
- Campos que nadie rellena. Si en el sistema viejo el 90 % está vacío, no lo lleves.
- Configuraciones de un proceso que ya no existe. Pregunta «¿por qué está esto?». Si la respuesta es «no lo sé», no lo migres.
Cómo saber que ha funcionado
A los tres meses del último corte: nadie abre el sistema viejo, ningún dato se teclea dos veces y los informes que antes se montaban a mano simplemente se abren.
No es un proyecto de un fin de semana ni de un año. Son cuatro o cinco fases de pocas semanas, con un corte real al final de cada una. Y la fase 0, la aburrida, es la que decide si sale bien.
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