Cómo usarlo
Contesta con datos del último trimestre, no con la impresión que tienes. Si no puedes comprobar una respuesta en menos de diez minutos, cuéntala como «no». Esa falta de dato ya es un resultado.
Hazlo con dos personas: quien dirige el mantenimiento y quien factura. Suelen dar respuestas distintas a la misma pregunta, y esa diferencia también dice mucho.
Bloque 1. Partes de trabajo
- ¿Cómo se rellenan hoy los partes? En papel, en una hoja de cálculo, en una aplicación propia o en un software de gestión. Si conviven varias formas, anota la más habitual.
- ¿Cuántos días pasan de media desde la intervención hasta que el parte llega a administración? Más de dos días suelen significar facturación retrasada y horas apuntadas de memoria.
- ¿Qué parte de los partes llega incompleta? Sin material, sin horas, sin firma o ilegible. Si no lo sabes, cuenta los de una semana.
- ¿Se recogen la firma del cliente y fotos de la intervención? Sin ellas, cualquier discusión sobre lo que se hizo se pierde.
Bloque 2. Preventivo
- ¿Existe un plan de preventivo formal, con fecha y responsable para cada revisión? Una intención no es un plan.
- ¿Qué parte del plan se cumple en plazo? Y la pregunta clave: ¿lo sabes o lo estimas? Si lo estimas, la respuesta es «no lo sabemos».
- ¿Cuál es el reparto entre correctivo y preventivo, en horas? Si el correctivo sube cada trimestre, el plan se está cayendo.
- ¿Una anomalía detectada en una revisión se convierte en una orden con fecha? Si se queda en una observación, se pierde.
Bloque 3. Indicadores
- ¿Se calcula el MTBF o el MTTR de algún equipo? Y si se calcula, ¿sobre un historial completo?
- ¿Se conoce el coste de mantenimiento por activo, con materiales? Sin él, reparar o sustituir se decide a ojo.
- ¿Se conoce la rentabilidad de cada cliente o contrato? Si das servicio a terceros, es la pregunta que más sorpresas da.
Bloque 4. Herramientas
- ¿Cuántos programas distintos intervienen entre el aviso y la factura? Cada salto entre programas es un dato que se teclea dos veces.
- ¿Se ha intentado cambiar de herramienta y se abandonó? Si fue así, anota por qué. Es lo primero que hay que resolver la próxima vez.
- ¿Los técnicos pueden trabajar sin cobertura? Sótanos, cubiertas y cámaras frigoríficas no tienen señal.
- ¿Cuál es la principal barrera para digitalizar? Presupuesto, tiempo, resistencia del equipo o falta de alguien que lo lidere. La respuesta decide por dónde empezar.
Cómo leer el resultado
Cuenta las respuestas que puedes dar con un dato comprobado y que no señalan un problema.
| Resultado | Qué significa | Por dónde empezar |
|---|---|---|
| 0 a 5 | El servicio funciona gracias a la memoria de las personas. | El parte: que llegue el mismo día, completo y con firma. |
| 6 a 10 | Hay registro, pero no se usa para decidir. | El plan de preventivo y el ratio de correctivo frente a preventivo. |
| 11 a 15 | Los datos existen y se usan. | El coste por activo y la rentabilidad por cliente. |
La pregunta 6 suele ser la más reveladora. Si no sabes qué parte de tu plan se cumple, ya sabes por dónde empezar: así se monta un plan que se cumple.
Tres errores al hacerlo
- Contestar con lo que debería pasar. El test solo sirve si describe lo que pasa.
- Querer arreglarlo todo a la vez. Elige un bloque y trabaja en él un trimestre.
- Empezar por la herramienta. Primero decide qué dato quieres tener. Después, qué programa te lo da.
Repite el test dentro de seis meses con las mismas personas. La comparación te dirá más que el primer resultado.
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