Los tres tipos de firma electrónica
El reglamento europeo eIDAS distingue tres niveles de firma electrónica.
| Tipo | Qué es | Ejemplo habitual |
|---|---|---|
| Simple | Datos en formato electrónico que el firmante usa para firmar | La firma trazada en la pantalla del móvil, con su registro |
| Avanzada | Vinculada solo al firmante, permite identificarlo y detecta cambios posteriores | Firma con certificado electrónico |
| Cualificada | Avanzada, con certificado cualificado y creada con un dispositivo cualificado | DNI electrónico o certificado de un prestador cualificado |
La firma en la pantalla del móvil es una firma simple. Es el punto de partida, y conviene decirlo claro.
Qué significa «simple» en la práctica
No significa «sin valor». eIDAS impide negar efectos jurídicos a una firma electrónica, o su admisión como prueba en un juicio, solo por no ser cualificada.
Lo que cambia es quién tiene que probar qué si hay una discusión. La firma cualificada equivale a la manuscrita. Con una simple, si el cliente niega haber firmado, te toca demostrar que sí lo hizo. Ahí importa lo que hay alrededor de la firma.
Lo que refuerza una firma simple
Una firma trazada en una pantalla, sola, es débil. Acompañada de un registro completo, es bastante más sólida:
- Marca de tiempo del momento exacto de la firma.
- Identidad de quien firma: nombre y, si es posible, cargo o documento de identidad.
- Quién recogió la firma: el técnico, identificado.
- Ubicación en el momento de firmar.
- Contenido bloqueado: que el parte no se pueda cambiar después.
- Evidencias: las fotos de la intervención, con su hora.
- Trazabilidad: quién creó el documento, quién lo cambió y cuándo.
- Copia para el cliente en el momento, por correo.
El conjunto es lo que convierte «una raya en una pantalla» en una evidencia razonable de conformidad.
Para qué sirve y para qué no
Sirve para acreditar la conformidad del cliente con el trabajo hecho, apoyar la facturación y documentar el cumplimiento de un contrato de mantenimiento. Es su uso habitual en el sector.
Se queda corta cuando el documento es un contrato con obligaciones relevantes o una norma exige un tipo concreto de firma. También cuando el importe justifica un litigio. Ahí conviene una firma avanzada o cualificada, con un prestador de servicios de confianza.
El error habitual
Dar por hecho que «la firma digital vale lo mismo que la manuscrita» y dejar de preocuparse. La firma manuscrita en papel también se puede discutir. La diferencia es que el registro digital guarda mucha más información alrededor.
Hay un error mayor: pensar que la firma es lo importante. En una discusión con un cliente, a menudo pesan más las fotos con su hora que la propia firma.
Qué preguntar a tu proveedor
- ¿Qué se registra exactamente en el momento de firmar?
- ¿El documento queda bloqueado tras la firma? ¿Se puede cambiar después?
- ¿Queda registro de quién cambió qué y cuándo?
- ¿El cliente recibe su copia en el momento?
- Si un documento necesita firma avanzada o cualificada, ¿cómo se hace?
Para la mayoría de los partes de trabajo, una firma simple bien registrada es suficiente, y mejora mucho lo que había en papel. Para el resto hace falta otra cosa. Conviene saber cuáles son esos documentos antes de que aparezca el problema, y confirmarlo con tu asesoría.
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