Elegir las herramientas adecuadas para la gestión de mantenimiento es fundamental para cualquier empresa que quiera garantizar la eficiencia operativa y reducir su nivel de costes Operativos (OpEX) . Dos opciones populares en este ámbito son Microsoft Excel y los sistemas de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO). Aunque Excel puede ser una opción familiar y accesible, los sistemas GMAO ofrecen ventajas significativas que los convierten en la elección preferida para la mayoría de las organizaciones. En este artículo comparamos ambas opciones desde el punto de vista de la eficiencia, eficacia, y funcionalidades.
Excel: Familiaridad y Flexibilidad Básica
Ventajas de usar Excel
- Familiaridad: La mayoría de los empleados ya conocen Excel, lo que facilita su adopción sin necesidad de formación adicional.
- Precio: Excel suele estar incluido en la suite de Microsoft Office, eliminando la necesidad de inversiones adicionales significativas.
- Flexibilidad Inicial: Permite personalizar hojas de cálculo para diversas tareas básicas de mantenimiento, como la programación de tareas y el seguimiento de inventarios.
Desventajas de usar Excel
- Escalabilidad Limitada: A medida que la empresa crece, gestionar grandes volúmenes de datos en Excel se vuelve complicado y propenso a errores.
- Colaboración Ineficiente: Las funciones de colaboración en Excel no son tan robustas como las de los sistemas diseñados específicamente para la gestión de mantenimiento.
- Seguridad y Control de Versiones: Mantener la seguridad y el control de versiones es difícil, especialmente cuando varias personas editan el mismo archivo.
- Desconexión del resto de la operativa: El resto de software de la empresa, cómo el CRM, Software de Recursos Humanos o ERP no pueden conectarse a la hoja de excel, haciendo imposible compartir información de disponibilidad de operarios, costes de recambios, datos de clientes y proveedores, etc.
GMAO: Eficiencia y Especialización Superior
Ventajas de usar un GMAO
- Facilidad de Uso: A pesar de la percepción de complejidad, los sistemas GMAO modernos son intuitivos y fáciles de usar, con interfaces diseñadas específicamente para simplificar la gestión de mantenimiento.
- Especialización y Funcionalidad: Ofrecen características avanzadas como la programación automática de mantenimiento preventivo, el seguimiento de órdenes de trabajo y la gestión de activos, superando ampliamente las capacidades de Excel.
- Escalabilidad y Colaboración: Los sistemas GMAO manejan grandes volúmenes de datos y múltiples usuarios sin comprometer el rendimiento, facilitando la colaboración en tiempo real.
- Integración Robusta: Se integran fácilmente con otras soluciones empresariales como ERP (Enterprise Resource Planning), proporcionando una vista holística de las operaciones y mejorando la eficiencia general.
Desventajas de usar un GMAO
- Inversión Inicial: Aunque la inversión inicial puede ser más alta, los beneficios a largo plazo en eficiencia y reducción de costos suelen justificar el gasto.
- Curva de Aprendizaje: La formación inicial es necesaria, pero los sistemas GMAO están diseñados para minimizar esta curva con interfaces intuitivas y soporte al usuario.
Comparación Detallada Excel vs GMAO
| Característica | Excel | GMAO |
|---|---|---|
| Facilidad de Uso | Media | Alta |
| Costo Inicial | Bajo | Medio – Alto |
| Curva de Aprendizaje | Baja | Media |
| Flexibilidad | Media | Alta |
| Escalabilidad | Baja | Muy Alta |
| Colaboración | Limitada | Alta |
| Funcionalidades Específicas | Limitadas | Amplias |
| Integración con Otros Sistemas | Limitada | Alta |
| Seguridad y Control de Versiones | Baja | Alta |
Consideraciones Finales
Para pequeñas organizaciones con operaciones de mantenimiento simples, Excel puede ser una opción inicial viable debido a su familiaridad y bajo costo. Sin embargo, a medida que las necesidades de la empresa crecen y se vuelven más complejas, un sistema GMAO se convierte en la opción superior. Los sistemas GMAO no solo facilitan la gestión eficiente del mantenimiento, sino que también mejoran la colaboración, la seguridad y la integración con otros sistemas empresariales.
Elegir un sistema GMAO representa una inversión en eficiencia y capacidad operativa a largo plazo, superando las limitaciones de Excel y proporcionando una solución robusta y escalable para la gestión de mantenimiento.
